Procare Online Guía de lanzamiento

¡Comenzar!

1. Regístrese para nuestros seminarios web en vivo de Procare Online: Introducción a Procare Online y Asistencia, Actividades diarias y comunicaciones. También tenemos una versión grabada, si eso es mejor para ti; Si se desplaza hacia abajo en la página vinculada, puede ver las grabaciones de ambos seminarios web.

• Calendario de entrenamiento – Procare Online (¡Asegúrese de seleccionar su zona horaria primero!)
• Programe sus reuniones con su especialista en implementación utilizando los enlaces de su calendario en su correo electrónico de bienvenida.
• Tenga en cuenta que primero debe asistir a los seminarios web de capacitación y comenzar a completar los pasos de la Guía de lanzamiento que se enumeran a continuación antes de su reunión con su especialista en implementación.
• Si es necesario, puede reprogramar su reunión de implementación utilizando el enlace "reprogramar" en el correo electrónico de confirmación.

3. Inicie sesión en el sitio web de Procare Online con las credenciales de inicio de sesión en su correo electrónico de bienvenida.
4. Cambie su contraseña haciendo clic en la silueta en la esquina superior derecha del sitio web y seleccionando "editar perfil".
5. Asegúrese de tener dispositivos disponibles para su personal que sean compatibles con la aplicación Procare Online.
6. Instale la aplicación Procare en su(s) dispositivo(s). Para los dispositivos iOS/Apple, descargue la aplicación desde Apple Store. Para dispositivos Android, descargue la aplicación desde Google Play Store.
7. Inicie sesión en la aplicación Procare en su dispositivo con las mismas credenciales de inicio de sesión que el sitio web.

Entra en tus habitaciones y familias

1. En primer lugar, añade aulas a tu centro.
2. Introduzca manualmente a los estudiantes.
3. Ingrese manualmente los padres/tutores.
4. Si ya tiene muchas familias inscritas, es posible que desee utilizar nuestra opción de carga masiva para ingresar varias familias a la vez.
5. Cree un formulario de inscripción en línea para que las familias se registren con usted en línea.
6. Si desea utilizar nuestra función de Clientes potenciales para administrar y comunicarse con las familias de los estudiantes potenciales, asegúrese de revisar nuestro Centro de Clientes Potenciales/Nuevas Inscripciones para ver nuestro banco de artículos instructivos e información importante.

Configura tu facturación

1. Revisa nuestros tipos de transacciones.
2. Obtén información sobre cómo crear, editar y cancelar facturas.
3. Obtén más información sobre cómo recibir pagos manualmente.
4. En el caso de las familias divididas, asegúrese de habilitar la facturación multifamiliar, facture a estas familias por separado y genere facturas separadas para ellas.
5. Si tiene subsidios que le gustaría rastrear, cree cada libro de cuenta de subsidio/agencia y comience a rastrearlos en Procare.
6. Configura tus planes de facturación para facturar a las familias automáticamente en un horario recurrente.
7. Si va a aceptar pagos en línea, revise cómo los padres pueden realizar pagos en línea a través del sitio web y cómo los padres pueden realizar pagos en línea a través de la aplicación.
8. Busque una llamada y un correo electrónico de su especialista en implementación. Deberá programar una cita para configurar y aprender a usar la facturación y los pagos en Procare Online.

Ingrese a los miembros de su personal, establezca sus roles y permisos, asígnelos a las salas e invítelos

1. Ingrese a los miembros de su personal.
2. Actualice el rol de los miembros de su personal (administradores o no administradores) y los permisos en el sitio web de Procare Online.
3. Actualice las asignaciones de habitaciones de su miembro del personal. El personal puede ver a todos los estudiantes y aulas en el centro, pero solo pueden enviar mensajes a los padres de los estudiantes que están asignados a la misma sala que ellos. Para los administradores, la asignación de salas dicta las notificaciones de los mensajes principales. Asegúrese de asignarse a todas las salas de las que desea recibir notificaciones.
4. Puede invitar a su personal a crear sus cuentas navegando al sitio web de Procare Online, yendo a Administración de personal > Personal en el menú de la barra lateral izquierda y luego haciendo clic en "Invitar" junto al nombre de cada miembro del personal. Solo tendrán la opción de "invitar" cuando sus direcciones de correo electrónico se hayan agregado a sus perfiles, así que asegúrese de que se ingresen y sean precisas.

• Una vez que haga clic en Invitar en el perfil del personal, recibirán un correo electrónico con instrucciones sobre cómo crear sus cuentas en su centro.

5. Un miembro del personal que también es padre puede tener acceso a una escuela y al perfil de su hijo en una sola cuenta. Asegúrese de que tengan el mismo correo electrónico en la lista tanto para su personal como para su perfil principal. Invite a una cuenta (generalmente la cuenta del personal primero) y, una vez que se hayan registrado, continúe e invite a la otra cuenta. Esto vinculará los dos perfiles.
6. Es posible que desee que el personal registre la entrada utilizando sus PIN de quiosco o el método de registro de entrada sin contacto del personal. Pregunte a su especialista en implementación o al servicio de atención al cliente si desea que su personal pueda marcar la entrada y la salida utilizando sus PIN de quiosco en cualquier dispositivo; de lo contrario, solo podrán marcar la entrada y la salida con sus PIN de quiosco en un dispositivo en el que hayan iniciado sesión con una cuenta de administrador. Puede ver y editar los registros de horas del personal y generar informes en el sitio web.

Capacite a su personal

• Le recomendamos que comience por hacer que su personal asista a nuestros seminarios web de capacitación en vivo.
• Calendario de entrenamiento
• ¡Asegúrate de seleccionar primero tu zona horaria!
• Para los administradores, pídales que se registren en el seminario web en línea Introducción a Procare.
• Para su personal que no es administrativo, pídales que se registren para el seminario web de asistencia, actividades diarias y comunicaciones.
• También tenemos una versión grabada de cada seminario web, si hay conflictos de programación; Si se desplaza hacia abajo en la página vinculada, puede ver las grabaciones de ambos seminarios web.
• Comparta también esta colección de artículos y tutoriales en video del Centro de ayuda con su personal:
  • Guía de capacitación del personal
  • Cómo: Iniciar y cerrar sesión
  • Mensaje a los padres (sitio web)
  • Enviar mensaje a los padres (aplicación)
    * Cómo: Actividades diarias
  • Crear lecciones
  • Planificación de comidas
  • Calendario de eventos (Web)
  • Calendario de eventos (aplicación)

Aprenda a registrar las actividades diarias y enviar mensajes a las familias

1. Revisa las opciones de Actividad diaria en la app. ¡Practica con un estudiante de "prueba" (prueba de Sarah, prueba de marca y prueba de Julia)!
2. En el caso de las aulas infantiles, es posible que desee considerar la posibilidad de habilitar el Panel de actividades para que su personal pueda ver y registrar rápidamente las actividades de biberón, pañal y siesta de cada bebé dentro de la aplicación Procare.
3. Revise las diversas formas de enviar y recibir mensajes a través de la aplicación o el sitio web. ¡Practica con un estudiante de "Prueba"!
4. Hágale saber a su especialista en implementación si desea configurar los mensajes o las actividades diarias como "Solo para el personal", lo que significa que solo el personal puede ver la actividad hasta que un administrador la apruebe. De esta manera, usted u otro administrador de su centro pueden revisar el mensaje o la actividad antes de que los padres los vean y reciban una notificación. ¡Siempre puedes cambiar de opinión más tarde! (Nota importante: Las actividades de observación y Name to Face son siempre solo para el personal y no se pueden compartir con los padres).

Elija cómo registrar la asistencia de los niños

• Hay varios métodos diferentes para registrar la asistencia utilizando Procare Online. Revise los métodos enumerados en este artículo. Puede hacer clic en cada tipo para obtener más información:
  • Opciones de entrada y salida de sesión
• Si usa el método de quiosco para padres en una tableta, es posible que desee buscar y enviar los PIN del quiosco para los padres y las recogidas autorizadas.
• En la aplicación, para ver a los estudiantes en las salas en las que se registran, en lugar de las salas a las que están asignados, filtre por "Solo estudiantes que han iniciado sesión".

Invitar a los padres

1. Es posible que desee informar a sus familias con anticipación que va a comenzar a usar Procare Online y que les enviará un correo electrónico de invitación con instrucciones sobre cómo crear una cuenta con Procare Online. Tenemos una carta de muestra que puedes personalizar y enviar a tus padres por correo electrónico.
2. Una vez que esté listo, puede invitar a los padres en la página Mi escuela > estudiantes. Haga clic en los puntos suspensivos (...) en la parte superior derecha del sitio web para elegir "Enviar invitación a los padres". Seleccione los padres para invitar individualmente, haga clic en "Mostrar estudiantes cuyos padres no están invitados" o haga clic en "Seleccionar todos".

• Una vez que envíes las invitaciones, recibirán un correo electrónico con instrucciones sobre cómo crear sus cuentas en tu centro.

3. Verifique qué padres se han inscrito y cuáles aún deben hacerlo.
4. Siempre puede volver a invitar a los padres tantas veces como desee haciendo clic en el texto azul "Volver a invitar" en la parte superior de la página Mi escuela > estudiantes en el sitio web de Procare Online. Esto solo envía un correo electrónico de invitación a los padres que aún no se han registrado.
5. Siéntase libre de compartir algunos de nuestros artículos de ayuda para padres con sus familias. Hay aún más disponibles en la colección de artículos de ayuda para padres de nuestro Centro de ayuda.
   • Padres: Cómo inscribirse
   • Padres: Conozca su aplicación Procare
   • Padres: Revisen las actividades diarias de su hijo
   • Padres: Envíen un mensaje al maestro de su hijo
   • Padres: Ver saldo actual
   • Padres: Hacer un pago (sitio web) y configurar el pago automático
   • Padres: Hacer un pago (aplicación)

¡Explora las muchas funciones de la aplicación!

¡Hay muchas otras características de Procare Online! Si completa los pasos anteriores de la Guía de lanzamiento y tiene curiosidad sobre los programas y perspectivas, la programación del personal, los mensajes del personal, la creación de planes de lecciones, el intercambio de planes de lecciones, las evaluaciones, los boletines informativos, el intercambio de eventos en el calendario, los planes de comidas o la función de documentos , revise la información proporcionada en el enlace y comuníquese con su especialista en implementación si tiene alguna pregunta. Nuestro Centro de ayuda también es una excelente manera de obtener más información sobre estas funciones, y está disponible haciendo clic en el icono de su perfil de silueta en la esquina superior derecha del sitio web de Procare Online y seleccionando Centro de ayuda.